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開展電子招標投標，就應該使用電子文檔，保存電子檔案，這似乎是不言而喻的，但現實卻并非如此。在目前的電子招標投標實踐中，紙質文檔仍占有很大比重，無論是招投標的具體操作，還是后續的文件歸檔，都不能擺脫對紙質文檔的依賴，而這與電子招投標的初衷是背道而馳的。
其實，在實施電子招投標過程中，電子文檔的地位和作用早就被確立了，這在相關的法律法規和規范性文件中都有明文規定。即使如此，電子文檔在實踐中依然面臨種種尷尬，它目前的處境可以說是“名雖正言未順”。
名已正
有關電子招投標的一系列政策法規對電子文檔的地位和效力都做出了明確規定，電子文檔的使用和歸檔沒有任何問題，名義和名分完全正當。
《電子招標投標辦法》第二條規定，“數據電文形式與紙質形式的招標投標活動具有同等法律效力”。正式確立了基于數據電文的電子文檔的地位。
《政府采購法實施條例》第四十六條明確，“采購文件可以用電子檔案方式保存”。《政府采購非招標采購方式管理辦法》第二十六條也做出類似規定，即“采購文件可以電子檔案方式保存”。
關于電子檔案的移交與接收，國家檔案局專門出臺了《電子檔案移交與接收辦法》進行規范。《辦法》規定，各級檔案行政管理部門負責對電子檔案的移交、接收工作進行監督和指導。檔案移交單位和各級國家綜合檔案館應當切實履行電子檔案移交和接收職責。這就明確了電子檔案移交與接收的責任主體，強制規定了有關部門移交與接收電子檔案的責任義務。
至于電子文檔存檔、歸檔管理的具體要求，《電子招標投標辦法》附件一也一一予以明確。
可見，無論是從國家層面，還是業內的具體操作，現有的一系列政策法規對電子文檔的使用和歸檔都給予了明確支持。稍顯不足的是，這些規定比較分散，沒有形成一部集中、明確、操作性強的文件來對電子檔案進行統一規范。這也是業內許多人一直在呼吁的事情。
言未順
所謂“名不正則言不順，言不順則事不成”，可是，電子招投標的電子檔案，“名”雖已“正”，“言”仍未“順”。在一系列政策法規已經充分確認電子檔案的名分后，電子檔案在招投標過程中的使用仍不順利。
從電子檔案的接收部門來看，似乎還沒有做好接收電子檔案的準備，從思想認識到人員、設備、管理等諸多方面都有待提高和改善。
從監管部門來看，大多習慣了以前的監督方式，不適應目前的電子化監管，不愿意使用電子文檔，往往要求被監管單位仍然報送紙質文檔，致使行業難以擺脫對紙質文檔的依賴，在一定程度上延緩了電子招投標的進程。
從行業內部看，一些招標人和投標人對電子招投標“不了解，不放心，不習慣”。他們對電子招投標的發展趨勢沒有清晰的把握，對電子招投標的好處知之不多，沒有熱情去使用電子文檔，更愿意采用傳統的招標方式和紙質文檔。有些人對通過電子網絡進行招投標的安全性持懷疑態度，對網絡的穩定性、病毒的防范、文件的保密等都不放心，即使使用電子文檔也還要輔之以紙質文檔。
凡此種種，導致電子文檔的使用和存檔還不能令人滿意，形成“名雖正言未順”這樣一種局面。
電子文檔從“名正”走向“言順”，恐怕還需要一段距離。這就像一個王子，盡管出身和名分都是沒有問題的，但不經過加冕就不能成為國王。那么，我們拿什么來給電子文檔加冕呢？行業的努力和政策環境的支持應該是必不可少的。
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